Hoe schrijf je een goede opdrachtbriefing?

12 oktober 2018 | Martine Bogaart

Het gebeurt regelmatig in web- en ontwikkeltrajecten dat de verwachtingen van klant en bureau niet overeenkomen. Hoe later je hier achterkomt, hoe meer frustratie en vertraging. Een goede briefing is een goede aanzet om dit al in een vroeg stadium voor te zijn.

5 tips

Door een complete, duidelijke opdracht briefing op te stellen voor een internetbureau verhoog je de kans op een succesvolle samenwerking en voorkom je onnodige vertraging. In zo’n briefing geef jij aan wat je verwacht; op basis daarvan kunnen wij je verwachtingen bijsturen, of aanscherpen.

Hierbij onze tips voor een duidelijke briefing naar het bureau dat je website gaan bouwen (hopelijk wij!).


1. Scope

Wat valt er binnen de opdracht?

Stel, je wilt een nieuwe website laten bouwen; wil je dat het internetbureau aan de slag gaat aan de hand van jouw marketingplan en strategie, of wil je dat het bureau met een voorstel voor een complete strategie naar jou toe komt? In beide gevallen geef je de opdracht voor een nieuwe website, alleen de verwachtingen liggen helemaal anders.

Een ander voorbeeld is het plaatsen van content. Wordt je website met dummy content opgeleverd, of plaatst je bouwer ook alle correcte teksten en beelden?

Zet dus goed op een rijtje wat je van het bureau verwacht en wat je zelf wilt doen of aanleveren. Denk bijvoorbeeld eens na over deze zaken:

  • design
  • bouw
  • projectmanagement
  • uitdenken websitestructuur d.m.v. sitemap
  • uitdenken paginaindeling d.m.v. wireframes
  • uitwerken van de doelgroep d.m.v. persona’s
  • uitschrijven van de functionaliteiten d.m.v. user stories
  • responsive, mobile first of adaptive
  • testomgeving om de website op klaar te kunnen maken voor livegang
  • schrijven nieuwe content
  • aanschaf beeldmateriaal
  • demonstratie bij oplevering
  • oplevering met aangemaakte pagina’s nav sitemap
  • oplevering met huidige en/of nieuwe content
  • support na oplevering

2. Templates & contenttypes

Voor welke content wil je pagina’s kunnen aanmaken?

Websites en CMS’en werken op basis van templates (type pagina’s) of contenttypes (soort content) waarmee je je website samen kan stellen. Bij templates kan je denken aan het verschil tussen een homepage en een teampagina. Beide zien er anders uit en hebben andere functionaliteiten. Hier gebruik je dus verschillende templates voor.

Een contenttype is dan weer een variatie van content die je op die verschillende templates kwijt kan. Content die je op meerdere plekken toont, en centraal wilt kunnen beheren. Denk aan een whitepaper, nieuwsbericht of vacature.

Bedenk vooraf alvast welke verschillende templates en contenttypes je nodig hebt voor jouw website. Templates die bijna elke site heeft:

Daarnaast kan je de lijst templates nog uitbreiden met bijvoorbeeld:

  • teampagina
  • vacaturepagina
  • campagnepagina
  • productpagina
  • partner- of klantenpagina
  • webshop (meestal een reeks templates)
  • enquêtepagina
  • … en ga zo maar door!

En welke functionaliteiten verwacht je dan in zo’n template? Heb je bijvoorbeeld op je contactpagina een interactieve kaart nodig? Dat is goed om van te voren te weten! Sommige functionaliteiten zijn in de praktijk complexer dan je denkt en hebben veel invloed op je budget of doorlooptijd.

Belangrijkste tip: kijk eens om je heen voor inspiratie. Niet elk template heeft overal dezelfde functies. Vergelijk maar eens de websites van quoratio.nl en solidprofessionals.nl

Voor meer inspiratie kan je uiteraard een kijkje nemen in ons portfolio.


3. Koppelingen & connecties

Waar moet de website mee communiceren?

Dat is een beetje een rare vraag, maar wel van belang om nu al over na te denken. In je website ontvang je straks data. Welke andere programma’s gebruik je om deze data te verwerken of te kunnen gebruiken?

Stuur je bijvoorbeeld nieuwsbrieven via Mailchimp? Of moeten je offerteaanvragen in Salesforce terecht komen? Hou je statistieken bij in Google Analytics? Moeten vacatures ingeladen worden vanuit een HR-systeem? Dan is het vereist dat de website hierop ingericht is. Wanneer je hier vooraf over praat, kom je achteraf niet voor extra kosten te staan.


4. Budget

Wat wil je en wat kan je uitgeven?

Natuurlijk praten wij Nederlanders liever niet over geld. Toch is het een belangrijk onderwerp. Voor websites worden heel uiteenlopende bedragen neergelegd en wij krijgen regelmatig de vraag hoe dit komt. Eigenlijk geldt voor websites hetzelfde als voor ieder ander product en dienst: het kan heel goedkoop en heel duur en het verschil daartussen is soms wel een factor 100 of zelfs meer. Wanneer je transparant bent over je budget, kan het internetbureau praktisch meedenken om zoveel mogelijk wensen te realiseren binnen de door jou gestelde mogelijkheden.

Voorbeeld: je wilt een koffieapparaat aanschaffen. Bij de Blokker kun je een filterapparaat voor twee tientjes kopen en bij een gespecialiseerde leverancier betaal je duizenden euro’s voor een geavanceerd espressoapparaat. Als je dus 10 willekeurige bedrijven vraagt een voorstel te doen voor een ‘kwalitatief koffieapparaat dat lekkere koffie zet’, dan is de prijsrange nog steeds enorm. De kunst is verder te specificeren wat je precies zoekt, zoals beschreven bij de benoemde punten en vervolgens aan te vullen binnen welke financiële kaders dit moet plaatsvinden.


5. De extra’s

Wat verwacht je nog meer van een ontwerper?

Naast het ontwerpen van de templates, kan een designer ook invulling aan je pagina’s geven door middel van illustraties als iconen en infographics of het bewerken van foto’s. In je briefing kan je vast een opsomming maken van de elementen waar je zelf graag visuele ondersteuning voor wilt. Denk hierbij aan:

  • de stappen in je sollicitatie traject
  • de pijlers waar jullie mee werken
  • de doelgroepen waar jullie voor werken
  • de producten die jullie aanbieden
  • de services die jullie aanbieden
  • de historie van het bedrijf

En los van het template design kan de stijl van de website ook doorvertaald worden naar:

  • social media
  • templates voor e-mailmarketing
  • powerpointsjablonen
  • envelop en briefpapier
  • … en nog veel meer!

Klaar met je briefing, en ontvang je graag een offerte? Vraag deze dan snel aan!

Vraag nu je offerte aan Ga naar portfolio